Es gibt Geschäftsvorfälle, die man gerne einmal testen möchte, bevor man sie in der scharfen Anwendung einführt. Auch neue Mitarbeiter sollten vielleicht besser in einer Testumgebung prüfen, ob sie Aufträge korrekt anlegen und verbuchen können oder den Zahlungslauf beherrschen. In der laufenden Anwendung ist das Risiko zu groß, dass etwas schief geht und mitunter massenhaft Korrekturbuchungen gemacht werden müssen.
Klar - viele haben noch den CRONUS-Mandanten in der Datenbank. Aber die Daten darin entsprechen in den seltensten Fällen den Daten, mit denen die Mitarbeiter ihrer Arbeit nachgehen sollen.
Aber wie stellt man nun einen Testmandanten mit Echtdaten her?
Das ist ganz einfach. Machen Sie das am Besten aber erst dann, wenn kein Mitarbeiter mit der Navision-Datenbank arbeitet!
Führen Sie zu allererst eine Datensicherung der kompletten Datenbank durch! Dieser Schritt mag überflüssig erscheinen, aber wenn etwas schief gehen sollte, werden Sie froh sein, daran gedacht zu haben.
Erstellen Sie eine Datensicherung eines aktuellen Mandanten. Über das Menü Extra - Datensicherung erstellen geht das ganz problemlos. Wählen Sie aus der Liste der zur Verfügung stehenden Mandanten einen aus. Deaktivieren Sie die anderen Checkboxen, vergeben Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf OK. Die Sicherung wird erstellt.
Der Clou kommt jetzt.
Benennen Sie den Echtmandanten um. Sie befinden sich noch in selbigen Mandanten. Gehen Sie in das Menü "Datei" - "Mandant" - "Umbenennen" und vergeben Sie einen neuen Namen, z.B. "Testmandant". Bestätigen Sie das Fenster und schon haben Sie den Testmandanten.
Aber wo ist der Echtmandant hin?
Den lesen Sie nun mit der zuvor erstellten Datensicherung wieder ein! Gehen Sie in das Menü "Extra" - "Datensicherung importieren". Wählen Sie das Sicherungsfile von vorhin aus und bestätigen Sie mit OK. Der Import wird je nach Mandantengröße wesentlich länger dauern als das Sichern, da die ganzen Sortierungsschlüssel neu aufgebaut werden müssen.
Und ein weiterer Fallstrick soll nicht unerwähnt bleiben: die Größe der Datenbank!
Prüfen Sie vor diesem Prozedere ob die Datenbank genügend freien Platz hat um beide Mandanten aufzunehmen. Das stellen Sie über das Menü "Datei" - "Datenbank" - "Information" fest. Reicht der Platz nicht aus, erweitern Sie die Datenbank entsprechend. ("Datei" - "Datenbank" - "Erweitern").
Und auch hier lauert mitunter eine Gefahr, die oftmals außer Acht gelassen wird: die Datensicherung!
Sehr häufig wird die Datenbank mittels Hotcopy zunächst auf eine andere Festplatte gesichert. Daran anschließend erfolgt häufig die Sicherung auf Band. Da die Datenbank durch den duplizierten Mandanten und/oder die Erweiterung entsprechend an Größe gewonnen hat, benötigen Sie auf der Zielplatte der Datensicherung entsprechend mehr Speicherkapazität! Stellen Sie unbedingt sicher, dass die täglichen(!) Sicherungen auch weiterhin problemlos funktionieren.
Wenn Sie all das bedenken werden Sie viel Freude an Ihrem Testmandanten haben.
Übrigens: Wenn Sie Objektupdates erhalten dann gelten die für alle Mandanten in Ihrer Datenbank; also auch für Ihren Testmandanten!
In einem weiteren Artikel erkäre ich Ihnen, wie Sie eine eigene Testdatenbank aufbauen und diese kennzeichnen. Warum letzteres mitunter wichtig ist, werden Sie in diesem weiteren Artikel ebenfalls verstehen lernen.
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